Qué se puede automatizar en una vivienda turística y qué no
La automatización quita trabajo repetitivo, no responsabilidad. Esta es la división que aplicamos al gestionar viviendas:
| Tarea | Cómo se automatiza | Lo que sigue necesitando a una persona |
|---|---|---|
| Calendario y reservas | Un gestor de canales (nosotros usamos Lodgify) sincroniza Airbnb, Booking y la reserva directa | Revisar solapes y estancias raras |
| Precios | Precio dinámico con una herramienta como PriceLabs, dentro de un mínimo y un máximo que tú aceptas | Fijar esos límites y vigilar eventos locales |
| Mensajes al huésped | Plantillas con confirmación, instrucciones de llegada y despedida | Incidencias, quejas y cualquier pregunta fuera de guion |
| Check-in | Registro online del huésped y cerradura con código temporal, por ejemplo con Chekin y Nuki | Resolver un huésped que no completa el registro o no puede entrar |
| Limpieza | Tarea creada al hacerse el check-out | Control de calidad y reposición |
Si algo falla un viernes a las once de la noche, lo que resuelve el problema es una persona con una llave de repuesto o una llamada, no un programa. Por eso automatizar bien incluye decidir quién atiende lo que la máquina no puede.
Qué obligación legal no se automatiza: el registro de los huéspedes
El Real Decreto 933/2021 regula el registro documental y la información que deben dar quienes ejercen actividades de hospedaje, de forma profesional o no. Incluye de forma expresa los apartamentos y alojamientos similares de carácter turístico (art. 2.1.b). Lo esencial para tu check-in, según el texto del BOE:
- Tienes que recoger los datos de los huéspedes. Los partes de entrada los firma toda persona mayor de catorce años; de los menores de catorce años, los datos los facilita el adulto que los acompaña (art. 4.2).
- Eres responsable de que los datos sean exactos y coincidan con los documentos de identidad, que los huéspedes deben exhibir o facilitar (art. 4.3).
- Los datos de la reserva y del inicio del servicio se comunican a las autoridades de forma inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas desde que se hace la reserva o se formaliza el contrato y desde que empieza el servicio (art. 6.3).
- Las comunicaciones se hacen por procedimientos telemáticos (art. 6.4). En la práctica, a través de la plataforma del Ministerio del Interior conocida como SES.HOSPEDAJES.
- Los titulares que ejercen la actividad de forma profesional deben llevar un registro informático y conservar los datos tres años desde que termina el servicio (art. 5); los no profesionales están exceptuados de esa obligación de registro y conservación, pero no de la de comunicar (art. 5.4).
El decreto no dice que el registro deba hacerse en persona. Lo que exige es que los datos sean exactos y que los documentos de identidad se exhiban o se faciliten. Si dudas cómo encaja tu sistema concreto, consúltalo con un abogado o con tu gestora antes de usarlo.
Cómo montar un check-in autónomo, paso a paso
- Antes de la llegada, envía un enlace para completar el registro online de todos los huéspedes, con sus documentos.
- Comprueba que el registro está completo antes de dar el código de acceso: sin los datos de todos los mayores de catorce años no hay entrada.
- Comunica los datos dentro del plazo de 24 horas que fija el artículo 6.3.
- Activa el código de la cerradura solo para las fechas y la hora de la estancia, y desactívalo al hacer el check-out. Un código fijo que nunca cambia es un riesgo de seguridad.
- Envía las instrucciones con fotos del portal, la puerta y el modo de entrar, en el idioma del huésped.
- Deja un teléfono atendido para cuando algo no funcione.
Qué equipo necesitas sin gastar de más
Con tres piezas cubres lo esencial: una cerradura inteligente o una caja con código que puedas cambiar entre estancias; una conexión wifi estable, porque sin ella falla la cerradura conectada y fallan las instrucciones; y un programa de registro y mensajes conectado a tu calendario. No publicamos precios de equipos porque varían según el modelo y la vivienda. Antes de comprar nada, comprueba que la cerradura admite códigos temporales y que sabes qué hacer si se agota la batería.
Dónde falla la automatización y cómo evitarlo
- El huésped que no completa el registro. Decide de antemano qué haces: lo normal es no entregar el acceso hasta tener los datos.
- La batería de la cerradura. Revisa su estado entre estancias y deja una vía de entrada alternativa.
- Los mensajes demasiado genéricos. Una plantilla sirve para lo previsible; una queja necesita una persona que responda.
- El precio dinámico sin límites. Fija un mínimo y un máximo para no regalar noches ni espantar la demanda.
Automatizar no sustituye a la licencia
Un piso con check-in autónomo perfecto no puede alquilarse por días si no tiene la autorización que le corresponde. En Málaga, desde el 23-08-2025 están suspendidas las nuevas viviendas de uso turístico en todo el término municipal, por un máximo de tres años (comunicado del Ayuntamiento de Málaga de 22-08-2025). Antes de invertir en cerraduras, mira qué puedes hacer con o sin licencia en Málaga y, si no la tienes, valora el alquiler de temporada.
Si prefieres no montar todo esto tú, nuestra gestión en Málaga incluye check-ins autónomos o presenciales, limpieza certificada y atención a huéspedes los siete días de la semana.
Cuánto cuesta que lo gestionemos nosotros
Cobramos 17 % + IVA sobre lo que factura la vivienda después de la comisión de Airbnb o Booking.
- Base de cálculo: antes solo se descuenta la comisión de Airbnb o Booking. La limpieza que paga el huésped entra en esa base y va al equipo de limpieza.
- Un ejemplo: si en un mes la vivienda factura 1.000 € después de la comisión de la plataforma, nuestra comisión es de 170 € más 35,70 € de IVA (205,70 € en total) y te quedan 794,30 € antes de pagar la limpieza.
- Permanencia: ninguna. Puedes dejarlo avisando con 30 días y respetamos las reservas ya confirmadas.
Ver el cálculo de una reserva completa → · Cuánto cobra una gestora en España →
Preguntas frecuentes
¿Es legal el check-in autónomo en un piso turístico?
El Real Decreto 933/2021 exige recoger los datos de los huéspedes, que los partes de entrada los firme toda persona mayor de catorce años y que los datos coincidan con los documentos de identidad, que los huéspedes deben exhibir o facilitar (arts. 4.2 y 4.3). No hemos encontrado en el texto una exigencia de hacerlo en persona. Si dudas de tu sistema concreto, consúltalo con un abogado.
¿En cuánto tiempo hay que comunicar los datos de los huéspedes?
De forma inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas desde que se hace la reserva o se formaliza el contrato y desde que empieza el servicio (art. 6.3 del Real Decreto 933/2021). Las comunicaciones se hacen por procedimientos telemáticos (art. 6.4).
¿Qué pasa si el huésped no manda sus datos?
El titular es responsable de la exactitud de los datos que constan en los partes (art. 4.3). Por eso lo prudente es no entregar el código de acceso hasta tener el registro completo de todos los mayores de catorce años.
¿Cuánto cuesta automatizar un piso turístico?
Depende del equipo y de la vivienda, y no publicamos una cifra porque varía mucho por modelo. Nuestra gestión integral incluye check-ins autónomos o presenciales, de modo que no tienes que comprar ni mantener el sistema tú.
¿Puedo automatizar un piso en Málaga si no tengo licencia turística?
Puedes automatizar el check-in de un alquiler por meses, pero no alquilar por días sin la autorización correspondiente. En Málaga están suspendidas las nuevas viviendas de uso turístico desde el 23-08-2025. Mira el alquiler de temporada.
¿Quieres que nos ocupemos nosotros?
Te explicamos cómo lo haríamos en tu vivienda y qué te quedaría al mes. Gratis y sin compromiso.